Système d’information trop complexe : quand faut-il faire le point (et comment) ?
La plupart des DSI s’accorde à dire qu’en 2024, la transformation numérique ne leur a toujours pas simplifié la vie. Au contraire, l’accumulation de solutions SaaS, de « petits projets » pièges en No Code et de briques ajoutées sans vision globale de la cartographie, finit par donner au SI une bonne tête de Frankenstein. Les utilisateurs s’en plaignent, l’IT étouffe, et la direction s’interroge. Eh bien, c’est probablement le moment de faire un gros bilan et de clarifier ce joyeux bazar.
Quels sont les symptômes d’un SI devenu illisible ?
Plus personne ne sait précisément combien de logiciels sont réellement utilisés dans l’entreprise, ni où sont stockées les données. Entre l’ERP de base, la dizaine de modules additionnels, des API ad hoc, et des contournements par milliers, le SI ressemble à un puzzle incomplet.
Dans ce cas, les signaux d’alarme sont multiples :
- Les employés passent leur temps à basculer entre X plateformes,
- On subit des lenteurs et des pannes inexpliquées mais qui reviennent tout le temps,
- La DSI reçoit des demandes d’intervention… sur des applis dont elle ignorait l’existence,
- Les mises à jour se font dans la douleur, car chaque ajustement risque de tout casser.
- Etc.
Bref, c’est un empilement de solutions plus ou moins compatibles et plus ou moins anciennes, qui rend impossible la vision globale.
Les risques : surcoûts, perte de productivité, immobilisme
En règle générale, qui dit « complexité » dit « coût ».
On paye des licences redondantes, on mobilise des prestataires experts de tel ou tel vieux logiciel, et le temps de la DSI se fait bouffer par du dépannage permanent.
C’est aussi une perte de productivité : les utilisateurs se perdent, la documentation est obsolète, l’adoption de toute nouveauté se heurte à des dépendances obscures.
Ajoutons à cela un risque de sécurité (multiplication des brèches, patchs non faits, zones fantômes) et on comprend pourquoi la direction est en droit de s’inquiéter.
Ultime danger : l’entreprise se retrouve incapable d’innover.
Chaque idée qui réclame un minimum d’évolution du SI peut devenir un énorme casse-tête. Exemple, impossible de brancher un nouveau CRM, si l’on ignore comment il va cohabiter avec nos flux existants. Du coup, on stagne, pendant que nos concurrents avancent.
L’audit SI comme point de départ pour reprendre le contrôle
Quand la situation ressemble à un sac de nœuds, la première étape, c’est l’audit. Il faut mettre les cartes sur table : inventaire des logiciels, recensement des flux, identification des redondances et incohérences, étude de la gouvernance (qui a le droit de décider quelle appli acheter ?).
L’idée n’est pas de « fliquer » l’IT ou les métiers, mais plutôt de comprendre efficacement d’où vient la complexité et comment la réduire.
Parfois, on découvre qu’un simple petit outil No Code a proliféré partout, ou qu’on maintient encore des applications obsolètes parce qu’une direction l’a imposé il y a dix ans.
L’audit ne juge pas, il constate et met en lumière.
Ce que révèle un bon audit (et ce qu’il permet de prioriser)
Un audit sérieux ne se contente pas de lister 437 applications installées. Son objectif :
- Mettre en exergue les liens entre outils (API, connecteurs), pour voir si c’est stable ou bricolé,
- Détecter les doublons (deux CRM ?), les modules inutilisés ou ultra-sous-exploités,
- Comparer les coûts réels (licences, maintenance, temps IT) aux bénéfices,
- Et vérifier la sécurité (patchs, firewall, segmentations…).
On obtient ensuite un diagnostic clair et surtout, un plan d’action. Par exemple, garder l’ERP principal en rationalisant les modules, remplacer tel système obsolète, ou unifier la gestion des identités pour éviter 36 annuaires.
L’idée est de prioriser selon l’impact : on ne va pas tout refondre d’un coup, il faut d’abord cibler le plus urgent (souvent la sécurité ou les gros gaspillages).
Et l’impact sur la simplification de l’organisation de l’entreprise… au-delà du SI !
La complexité IT n’est pas qu’une affaire de technique : elle reflète souvent l’organisation. Trop de silos, chacun achetant son outil sans concertation. Quand on fait un audit SI, on touche en fait à la question : « Comment fonctionne l’entreprise de l’intérieur ? ».
Une fois qu’on a la photo du SI, il faut revoir la gouvernance : qui valide l’acquisition d’un nouveau logiciel, qui gère les données, comment on procède pour ne plus retomber dans le travers « un besoin, un SaaS » sans cohérence. Souvent, on découvre qu’il y a des paliers de décision à clarifier, des process internes à alléger.
Pour les ESN et les cabinets de conseils (ex: Octo Technology, Eleven Labs, Projexion, NXO…) , ces démarches d’audit sont des terrains privilégiés de prestations car elles nécessitent une prise de recul sur le système d’information mais également l’organisation et les équipes.
Ce travail d’architecture et de simplification bénéficie alors aux métiers. Les collaborateurs cessent de se perdre dans des outillages parallèles, la DSI se concentre sur l’innovation au lieu de passer son temps à écoper. L’entreprise peut enfin respirer, se moderniser et envisager plus sereinement de nouveaux projets (IoT, big data, etc.).